แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) แฟ้มข้อมูลหลักเป็นแฟ้ม ข้อมูลที่ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลที่ค่อนข้างคงที่ โดยเมื่อมีการบันทึกรายการข้อมูลเพิ่มเติมเข้าไปในแฟ้มข้อมูลหลักแล้ว รายการข้อมูลดังกล่าวก็ยังคงอยู่ในระบบตลอดระยะเวลาที่ใช้งานตัวอย่างแฟ้ม ข้อมุลหลัก เช่น แฟ้มข้อมูลสมาชิก แฟ้มข้อมูลนักศึกษา แฟ้มข้อมูลผลิตภัณฑ์สินค้า เป็นต้น สำหรับการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลในแฟ้มขอมูลหลักนั้น สามารถทำได้ 3 รูปแบบด้วยกันคือ
-การเพิ่ม (add) เช่น การเพิ่มขอ้มุลสมาชิกรายใหม่เข้าไปในแฟ้มข้อมูล
-การลบ (delete) เช่น การลบข้อมุลสมาชิกออกจากแฟ้มข้อมูล เนื่องากลูกค้ายกเลิกการเป็นสมาชิก หรือลูกค้าไม่ต่ออายุสมาชิก
-การแก้ไขปรับปรุง (modify) เช่น การเปลี่ยนแปลงข้อมูลสมาชิก โดยลูกค้าได้มีการเปลี่ยนชื่อหรือ นามสกุล การเปลี่ยนแปลงที่อยู่เพื่อจัดส่งสินค้า เป็นต้น
แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction File) แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลงเป็นแฟ้มข้อมูลี่ใช้จัดเก็บรายการข้อมูลประจำวันที่มี การเคลื่อนไฟวอยู่เสมอ เช่น แฟ้มข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของ นักศึกษา แฟ้มข้อมุลรายการฝากหรือถอนเงินในัญชีธนาคาร แฟ้มช้อมูลการซื้อขายสินค้าในแต่ละวัน เป็นต้น
แฟ้มเอกสาร (Document File) แฟ้มเอกสารจัดเป็นไฟล์ เอกสารหรือไฟล์รายงาน(Report File) ที่เคยผ่านการประมวลผลมาแล้วครั้งหนึ่งดวยโปรแกรม เช่น การสั่งประมวลผลโปรแกรม และกำหนดให้พิมพ์รายงานลงในไฟล์ เพื่อจัดเก็บลงในคอมพิวเตอร์แทนที่จะสั่งประมวลผลและพิมพ์ผ่านเครื่องพิมพ์ โดยตรง ดังนั่นเมื่อต้องการช้งานก็สมารถ เรียก ไฟล์รายงานดังกล่าวขึ้นมาใช้งานหรือสั่งพิมพ์รายงานนั้นได้ันที่โดยไม่ต้อง ผ่นการประมวลผลอีก
แฟ้มประวัติ (Archival File) แฟ้มประวัติเป็นแฟ้มข้อมูลที่บรรจุไปด้วยแฟ้มข้อมูลหลักและแฟ้มรายการ เปลี่ยนแปลง ซึ่งอาจเป็นเรคอร์ดข้อมูลต่างๆ ที่ถูกลบออกไปหรือถูกเคลื่อนย้ายจากสื่ออุกรณ์ออนไลน์ (online storage) เพื่อนำไปจัดเก็บไว้ในสื่ออุกรณ์แบบบออฟไลน์ Offline storage เช่น การเคลื่อนย้ายข้อมูลแฟ้มประวัติลูกค้าเก่าจากอาร์ดดิสก์ แล้วนำไปบันทึกลงเทป ข้อมูลประวัติที่เคลื่อนย้ายไปนั้นจะไม่ได้มีการนำมาใช้งานธุรกรรมใดๆ ในประจำวันเป็นต้น
แฟ้มตารางอ้างอิง (table Look up File) แฟ้มตารางอ้างอิง เป็นไฟล์หรือตารางที่ใช้เพื่อการอ้างอิงข้อมูล ขอ้มูลที่จัดเก็บลงในแฟ้มตารางค่อนข้างคงที่หรือมักไม่มีค่อยมีการเปลี่ยน แปลงดๆ เช่น ตารางภาษี ตารารหัสไปรษณีย์ ตารางคณะ และตารางสาขา เป็นต้น
แฟ้มเพื่อการตรวจสอบ (audit file) แฟ้มตรวจสอบ จัดเป็นไฟล์พิเศษชนิดหนึ่งที่ใช้เก็บประวัติการบันทึกเรคอร์ดต่างๆ ที่ถูกอัปเดตลงในไฟล์ต่าๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งแฟ้มข้อมูลกลักกับแฟ้มรายการเปลี่ยนเแปลง ที่สามารถนำมาใช้งานร่วมกบแฟ้มตรวจสอบ แฟ้มตรวจสอบจะคอยติดตามบัทึกประวัติการประมวลผลของแฟ้มข้อูลหลักและแฟ้ม รายการเปลี่ยนแปลงเพื่อสามารถนำไปใช้เพื่อการกู้คืนข้อมูลในกรณีที่ระบบเกิด ความเสียหาย สกหรับแฟ้มตรวจสอบนี บางครั้งอาจเรียกว่า Log file ที่ผู้คนส่วนใหญ่มันนิยมเรียกกัน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น